Kurs ve Eğitim Kurumu Web Sitesi: Kayıt Getiren 7 Unsur

Bir kursun web sitesi yılın büyük bölümünde sakin durur. Sonra kayıt dönemi gelir ve birkaç hafta boyunca adeta bir çağrı merkezine dönüşür: veliler aynı soruları sorar, öğrenciler aynı sayfalara bakar, sekreterya aynı cevapları gün boyu tekrarlar.

Sınav hazırlık kurslarından spor okullarına kadar farklı eğitim kurumları için site hazırladık. Vardığımız sonuç şu: kayıt getiren site en gösterişli olan değil, bu soruları kayıt döneminden önce cevaplamış olan. Aşağıdaki yedi madde, bir eğitim kurumunun sitesine baktığımızda sırayla kontrol ettiğimiz şeyler.

1. Her program için ayrı ve eksiksiz bir sayfa

“Kurslarımız” başlığı altında tek sayfada sıralanmış altı program, ne veliye ne de arama motoruna yeterli bilgi verir. Her programın kendi sayfası olmalı ve o sayfa, kayıttan önce sorulan soruların neredeyse hepsini cevaplamalı:

• Kimin için: hangi yaş, sınıf ya da seviye
• Ne kadar sürüyor, haftada kaç gün, hangi saatlerde
• Yüz yüze mi, çevrim içi mi, karma mı
• Sınıflar kaç kişilik
• Materyal, deneme sınavı, birebir etüt gibi neler dahil
• Ücret ya da en azından ücreti neyin belirlediği

Ücret konusu hemen her toplantıda tartışma çıkarıyor. Kurumlar fiyatı sitede yazmak istemiyor; rakibin görmesinden ya da “pahalıymış” deyip hiç aramayan veliden çekiniyorlar. Anlıyoruz. Ama ücreti tamamen gizlemek, veliyi yalnızca fiyat sormak için aramaya zorluyor ve o telefonun sonu da pek iyi gelmiyor. Arada bir yol var: ücretin dönem, ders saati ve sınıf mevcuduna göre değiştiğini açıkça yazıp güncel ücret ve ödeme seçenekleri için doğrudan WhatsApp'a ya da forma yönlendirmek. Hiç anmamaktan iyidir.

Ayrı sayfanın bir de arama tarafı var. Belirli bir sınava hazırlık kursu arayan biri, bütün programları listeleyen genel bir sayfaya değil, tam o programı anlatan sayfaya gelmek ister; Google da buna göre davranır. Alfa Akademi gibi belirli bir sınava hazırlayan kurumlarda bu yapı daha da belirgin, çünkü programın kendisi sitenin omurgası oluyor.

2. Dönem, tarih ve kontenjan bilgisi

Veli üç şey sorar: kayıtlar ne zaman başlıyor, dersler ne zaman başlıyor, yer var mı. Bu cevaplar sitede tarihiyle birlikte yazılı olmalı.

Kontenjan bilgisi dürüst kaldığı sürece güçlüdür. Her dönem, her gün sitede duran “son birkaç kontenjan” yazısını kimse ciddiye almaz. Ama gerçekten dolan bir grup için “hafta içi akşam grubu doldu, hafta sonu grubunda yer var” gibi bir not veliye karar verdirir. Bunun için kontenjan durumunun yönetim panelinden tek bir alanla değiştirilebilmesi gerekiyor. Sekreterin güncelleyemediği kontenjan bilgisi birkaç gün sonra yanlış bilgiye dönüşür.

3. Ön kayıt formu ve WhatsApp, yan yana

Ön kayıt formu kısa olmalı. Öğrencinin adı, sınıfı, ilgilendiği program ve velinin telefonu yeterli. Kimlik numarası, adres ve okul bilgisi kesin kayıtta istenir; ön kayıtta istemek formu yarıda bıraktırır. Çocuklara ait kişisel veri topladığınız için aydınlatma metni ve açık rıza konusunu hukuk danışmanınızla netleştirin.

WhatsApp'ı formun rakibi olarak değil, yanındaki ikinci kapı olarak düşünün. Bazı veliler form doldurmaz ama mesaj atar. Önerimiz, mobilde ekranın altında sabit iki düğme: “Ön Kayıt” ve “WhatsApp”. Her program sayfasındaki WhatsApp düğmesi o programın adını içeren hazır bir mesajla açılsın ki sekreterya “hangi kurs için yazmıştınız?” diye sormak zorunda kalmasın.

Bir de şunu söylemeden geçemeyeceğiz, web sitesiyle doğrudan ilgisi olmasa da: kayıt döneminde mesajlara geç dönmek, sitenin bütün emeğini boşa çıkarır.

4. Velinin aradığı güven unsurları

Kurs seçen veli, çocuğunu kime emanet ettiğini bilmek ister. Öğretmen kadrosu sayfası burada çok iş görür: isim, branş, deneyim ve mümkünse gerçek fotoğraf. “Uzman kadromuz” başlığı altında isimsiz, hazır fotoğraflarla dolu bir sayfa ise tersine çalışır.

Fiziksel ortam da güven verir. Sınıfların ve etüt alanlarının gerçek fotoğrafları, adres ve harita, varsa servis güzergâhları. Spor okullarında buna antrenörlerin belgeleri, yaş gruplarının ayrımı ve tesisin kendisi ekleniyor; çocuğunu fiziksel bir etkinliğe gönderen veli bu bilgilere ayrıca bakar.

5. Başarılar sayfası: doğru kullanılırsa güçlü

Başarılar sayfası, çoğu kurum sitesinde en çok emek verilen ama en az inandırıcı olan sayfa. Genellikle yıllara ve sınavlara ayrılmamış bir öğrenci fotoğrafı yığını görürüz, üstünde de “Başarılarımız” yazar. Veli bu sayfadan hangi yıl, hangi programdan, kaç öğrencinin nereye yerleştiğini çıkaramaz. Üstüne bir de gerçekliğini sorgular.

Bu sayfanın işe yaraması için önerilerimiz:

• Başarıları yıl ve sınav bazında ayırın. Bu yılın sonuçları eski yılların arasında kaybolmasın.
• Genel iddialar yerine bağlam verin: öğrenci hangi programa katıldı, ne kadar süre hazırlandı.
• Öğrenci adı ve fotoğrafı için öğrenciden, reşit değilse velisinden yazılı izin alın.
• Başka bir kurumda da hazırlanmış bir öğrencinin başarısını yalnızca sizinmiş gibi göstermeyin. Bu sektörde herkes birbirini tanır, er geç ortaya çıkar.

Zamanlama da önemli. Sonuçların açıklandığı günlerde veliler ve öğrenciler kurumların sitelerine bakıyor. Başarı haberini o hafta yayımlamak, bir ay sonra yayımlamaktan çok daha fazla işe yarar.

6. Sınav takvimi ve mevsimsel içerik

Eğitim, aramaların en mevsimsel olduğu alanlardan biri. Başvuru dönemleri, sınav tarihleri, sonuçların açıklanması, yaz okulları, yeni dönem kayıtları... Her biri belli haftalarda aramaları yükseltir ve bu aramaların büyük kısmı bilgi arayışıdır: başvuru ne zaman, şartlar neler, hangi belgeler isteniyor.

Bu soruları cevaplayan kısa ve güncel yazılar, kursunuzu henüz aramayan ama birazdan arayacak kişiyi sitenize getirir. Örneğin POMEM hazırlık kursları gibi belirli bir alıma hazırlayan kurumlarda, başvuru şartları ve alım takvimiyle ilgili yazılar adaylara ulaşmanın en doğal yolu. Aday önce şartları okur, sonra hazırlanmayı düşünür; o ilk okumayı sizin sitenizde yapması büyük avantaj.

Bu tür içerikte iki kuralımız var. Birincisi, tarih içeren her yazının üstünde son güncellenme tarihi yazsın ve takvim değiştiğinde yazı da güncellensin. Geçen yılın tarihlerini gösteren bir sayfa, kurumun geri kalanına duyulan güveni de zedeler. İkincisi, her yıl yeni bir yazı açmak yerine aynı adresi güncelleyin. “2025 başvuru tarihleri” ve “2026 başvuru tarihleri” diye ayrı sayfalar açmak, önceki yılın biriktirdiği arama değerini çöpe atar.

Bu yazıları aramaların tepe yaptığı hafta değil, ondan önce yayımlayın. Arama motorunun yeni bir sayfayı tanıması ve sıralaması zaman alıyor; en yoğun haftada yayımlanan yazı geç kalmış oluyor.

7. Telefonda hızlı açılan bir site

Veliler siteye çoğunlukla telefondan, bir işin arasında bakar. Ana sayfadaki büyük slayt gösterisi, kendiliğinden oynayan tanıtım videosu, yavaş açılan galeri o kısa anı kaçırır. Kendi telefonunuzdan, mobil veriyle sitenizi açın ve ön kayıt formuna kaç dokunuşta ulaştığınızı sayın.

Eğitim kurumlarında en sık gördüğümüz hata, siteyi kayıt dönemi başladığında düşünmek. Oysa en doğru zaman bir önceki dönemin bittiği hafta, sorular hâlâ tazeyken. Bu gözden geçirmeyi birlikte yapmak isterseniz web tasarım ekibimizle görüşebilirsiniz.

Ama önce o hafta sekreteryanın defterine bir göz atın. Orada en çok tekrarlanan sorular, sitenizde eksik olan sayfaların listesidir.