Arabuluculuk Yazılımı: Dosya Takibinden Tahsilata Büro Düzeni

Arabuluculuk bürolarının çoğunda dosya takibi bir Excel tablosu ve arabulucunun hafızasıyla başlıyor. Ayda birkaç dosya varken bu gerçekten yetiyor. Dosya sayısı arttığında, büroya ikinci bir arabulucu ya da bir sekreter katıldığında ise tablo hızla okunmaz hâle geliyor.

Hukuk büroları ve arabuluculuk merkezleri, en sık birlikte çalıştığımız sektörlerden biri. Bu bürolar için yazılım kurarken karşımıza çıkan manzara da birbirine benziyor: Aynı bilgiler defalarca yazılıyor, süreler hatırlatmayla değil dikkatle takip ediliyor, tahsilat ayrı bir defterde yürüyor.

Dosyanın durumu tek bakışta görülebilmeli

Bir arabuluculuk dosyası kısa ama yoğun bir süreçtir. Başvuru gelir, taraflara ulaşılmaya çalışılır, toplantı planlanır, bazen ertelenir, sonunda bir tutanakla kapanır. Bu arada saat de işler; öngörülen sürelerin kaçırılmaması dosyanın kendisi kadar önem taşır.

Excel'de bu, bir “durum” sütunu ve renklendirilmiş hücrelerle takip edilir. Sorun şu ki hücre rengi kimseye hatırlatma göndermez. Süresi dolmak üzere olan dosyayı fark etmek için birinin tabloyu açıp satır satır bakması gerekir.

Yazılımda ise her dosyanın bir durumu, bir sorumlusu ve bir sonraki adımı vardır. Arabulucu güne başladığında önünde yüzlerce satırlık bir tablo değil, o gün ilgilenmesi gereken dosyaların listesi durur.

Taraflar ve vekiller dosyadan bağımsız tutulmalı

Taraf ve vekil bilgileri ilk bakışta basit bir rehber gibi görünür. Pratikte ise aynı şirket onlarca dosyada taraf, aynı avukat pek çok dosyada vekil olabiliyor. Her dosyada bu bilgileri baştan yazmak zaman alıyor, üstelik her seferinde yeni bir hata ihtimali doğuyor.

Bu yüzden tarafları ve vekilleri dosyalardan ayrı kartlar olarak tutmayı öneriyoruz. Bir vekilin kartını açtığınızda o vekille yürüyen bütün dosyaları, iletişim geçmişini ve katıldığı toplantıları görürsünüz. Geliştirdiğimiz sigorta arabuluculuk yönetim sisteminde vekil performansının izlenebilmesi de bu yapının üzerine kurulu.

Tutanak ve tahsilat, en çok vakit alan iki iş

Bürolarla konuştuğumuzda en çok şikâyet edilen iki iş genellikle aynı çıkıyor. Birincisi tutanak hazırlamak. Taraf adları, kimlik ya da vergi numaraları, vekil bilgileri, uyuşmazlığın konusu… Hepsi dosyada zaten kayıtlıyken her belgede yeniden yazılıyor ya da bir önceki dosyanın tutanağından kopyalanıp düzeltiliyor. Kopyala-yapıştır, önceki dosyadaki bir taraf adının yeni tutanakta unutulması gibi can sıkıcı hataların da kaynağı.

Şablonla çalışan bir sistemde arabulucu dosyayı açar, belge türünü seçer ve bilgileri yerine oturmuş bir taslakla başlar. Onun işi artık yazmak değil, kontrol etmek ve dosyaya özgü kısmı eklemek olur.

İkincisi tahsilat. Ücretin hesaplanması, tarafların payı, kimin ödediği ve kimin hâlâ borçlu olduğu çoğu büroda ayrı bir tabloda ya da muhasebecinin elinde duruyor. Dosya kapanmış görünür ama ücret henüz tahsil edilmemiştir; bunu fark etmek için iki ayrı kaydı yan yana koymak gerekir. Tahsilatı dosyanın içine almak, kapanan her dosyanın mali durumunu da aynı ekranda gösterir.

Bir arabuluculuk yazılımında aradığımız özellikler

Her büronun işleyişi biraz farklı. Yine de aşağıdaki başlıklar hemen her projede masaya geliyor.

• Dosya kaydı ve durum takibi. Başvuru tarihi, uyuşmazlık türü, arabuluculuğun dava şartı mı yoksa ihtiyari mi olduğu, dosyanın hangi aşamada bulunduğu. Süresi yaklaşan dosyalar için otomatik uyarı.
• Taraf ve vekil kartları. Gerçek ve tüzel kişiler, çok taraflı dosyalar, vekâletname bilgileri, iletişim geçmişi.
• Toplantı planlama. Arabulucu ve toplantı odası takvimi, çakışma kontrolü, çevrim içi toplantı bağlantısı, taraflara e-posta ya da SMS ile hatırlatma.
• Tutanak şablonları. Toplantı tutanağı, son tutanak ve anlaşma belgesi gibi metinlerin dosyadaki bilgilerle otomatik doldurulması. Arabulucunun metni elle düzeltebilmesi de şart; şablon bir başlangıç noktasıdır, son söz değil.
• Ücret ve tahsilat takibi. Tarifeye göre hesaplanan ücret, tarafların payları, masraflar, yapılan ödemeler ve bekleyen tahsilatlar.
• Belge arşivi. Başvuru evrakı, vekâletnameler, imzalı tutanakların taranmış hâlleri; hepsi dosyanın içinde ve aranabilir biçimde.
• Raporlama. Dönem bazında dosya sayısı, sonuç dağılımı, uyuşmazlık türleri, arabulucu başına iş yükü, tahsil edilmemiş ücretler.
• Yetki ve iz kaydı. Kimin hangi dosyayı görebildiği, kimin neyi ne zaman değiştirdiği.

Bu listenin tamamının ilk günden hazır olması gerekmiyor. Tek arabulucunun çalıştığı bir büroda dosya takibi, toplantı takvimi ve tutanak şablonları ilk sürüm için yeterli oluyor. Tahsilat ve raporlama, sistem birkaç ay kullanıldıktan sonra eklenebilir.

Çok arabuluculu merkezlerde asıl mesele iş dağılımı

Birden fazla arabulucunun çalıştığı merkezlerde ihtiyaç değişiyor. Artık soru “Bu dosya nerede?” değil, “Bu dosyayı kim alacak?” oluyor.

Dosyaların arabuluculara nasıl dağıtıldığı merkezden merkeze farklı. Kimi sırayla atıyor, kimi uzmanlık alanına bakıyor, kimi de işi tamamen sekreteryaya bırakıyor. Yazılım bu kuralı sizin yerinize koymamalı, sizin kuralınızı uygulamalı. Önemli olan, her arabulucunun üzerindeki açık dosya sayısının ve yaklaşan toplantılarının tek ekranda görülebilmesi. Aksi hâlde bazı arabulucular dosyalara boğulurken bazıları boş bekleyebiliyor.

Gizlilik de bu yapılarda ayrıca düşünülmesi gereken bir konu. Arabuluculukta gizlilik temel ilkelerden biri olduğu için, bir arabulucunun başka bir arabulucunun dosya içeriğini görüp göremeyeceği yetki tasarımında baştan belirlenmeli. Sekreterya toplantı planlayabilmeli ama müzakere notlarına erişememeli. Bu ayrımı sonradan eklemek, baştan kurmaktan çok daha zahmetli.

Benzer bir yaklaşımı dava tarafında da uyguladık. Aleyhe tahkim ve dava takip sistemi projesinde dosya takibinin yanında dilekçe otomasyonu, kapak hesapları, faiz ve vekâlet ücreti hesaplama gibi işler öne çıkıyordu. Arabuluculuk ve dava takibi birbirine yakın dünyalar; hukuk bürolarının benzer ihtiyaçlarını hukuk büroları için özel yazılım yazımızda da anlatmıştık.

Sık Sorulan Sorular

Hazır arabuluculuk programları varken neden özel yazılım?

Hazır programlar standart dosya akışını karşılayabilir ve küçük bir büro için makul bir başlangıç olabilir. Özel yazılım, büronun kendine özgü bir işleyişi olduğunda anlam kazanıyor: Belirli kurumlarla toplu dosya yürütülüyorsa, özel raporlar isteniyorsa ya da çok arabuluculu bir merkezde iş dağılımı karmaşıklaştıysa.

Tek arabulucunun çalıştığı bir büroya da gerekir mi?

Her zaman değil. Dosya sayısı az ve arabulucu kendi takvimini rahatça yönetebiliyorsa, iyi düzenlenmiş bir tablo bir süre daha işini görür. Dosya sayısı arttığında ve süre takibi zorlaşmaya başladığında konuşmak daha doğru.

Mevcut Excel kayıtlarımız yeni sisteme aktarılabilir mi?

Genellikle evet. Ancak aktarımdan önce verinin temizlenmesi gerekiyor: Aynı tarafın farklı biçimlerde yazılmış kayıtları, boş bırakılmış sütunlar, serbest metinle girilmiş durumlar. Bu temizlik, takvimi en çok şaşırtan işlerden biri; baştan planlanmalı.

UYAP gibi resmî sistemlerle bağlantı kurulabilir mi?

Bu, ilgili sistemin dış yazılımlara hangi imkânları tanıdığına bağlı ve her projede ayrıca değerlendirilmesi gerekiyor. Öte yandan resmî sisteme yapılan girişler, büronun kendi iç takibini, tahsilatını ve raporlamasını karşılamıyor. Özel yazılımın asıl işe yaradığı alan da burası.

Veriler nerede saklanıyor, güvenlik nasıl sağlanıyor?

Taraf bilgileri kişisel veri olduğu için bu soruyu en başta sormanız yerinde olur. Verilerin kendi sunucunuzda mı yoksa kiralanan bir sunucuda mı tutulacağı, yedeklerin nerede durduğu, kimin hangi kayda eriştiğinin nasıl izleneceği proje başında netleşmeli. KVKK kapsamındaki yükümlülükleriniz için hukuk danışmanınızın görüşünü de almanızı öneririz.

Telefondan ya da tabletten kullanılabilir mi?

Web tabanlı bir sistem, tarayıcısı olan her cihazdan açılabilir. Toplantı öncesinde dosyaya hızlıca göz atabilmek için ekranların küçük ekranda da rahat kullanılacak biçimde tasarlanması gerekiyor; bunu analiz aşamasında konuşuyoruz.

Büronuzda dosyaların bugün nasıl takip edildiğini anlatırsanız, hangi kısmın yazılıma dökülmeye değer olduğunu birlikte ayıklayabiliriz. Özel yazılım geliştirme sayfamızda nasıl çalıştığımızı da görebilirsiniz.