B2B Bayi Portalı Nedir? Telefonla Sipariş Devrini Kapatmak

Pazartesi sabahı, saat sekizi yirmi geçiyor. Satış sorumlusunun telefonunda onlarca okunmamış WhatsApp mesajı var.

Bir bayi raftaki ürünlerin fotoğrafını atmış, altına “bunlardan birer koli” yazmış. Bir diğeri iki dakikalık sesli mesaj bırakmış. Üçüncüsü geçen haftaki siparişinin neden eksik geldiğini soruyor.

Sorumlu mesajları tek tek Excel'e geçiriyor, emin olmadığı fiyatları muhasebeye soruyor, stok için depoyu arıyor. Öğlene doğru siparişlerin ancak yarısı girilmiş oluyor. Akşamüstü bir bayi arıyor: “Ben bu ürünü yüzde on iskontoyla alıyordum, faturada yedi yazıyor.”

Üretici ve toptancı firmalarla yaptığımız ilk görüşmelerde bu sahneyi neredeyse kelimesi kelimesine dinliyoruz. B2B bayi portalı, bu sahnenin yerine geçen sistemin adı.

Aynı sabah, portal kurulduktan sonra

Bayi, dükkânı açmadan telefonundan portala giriyor. Karşısına kendi fiyat listesi çıkıyor; başka bayinin iskontosunu görmüyor, kendisininkini de kimseye sormak zorunda kalmıyor. Geçen ayki siparişini tek dokunuşla tekrarlıyor, iki ürünün adedini değiştiriyor.

Bir ürünün yanında “tedarik süresi 5 iş günü” yazıyor; onu bir sonraki siparişe bırakıyor.

Sipariş, cari hesaptaki risk limitini aşmadığı için kendiliğinden onaylanıyor ve muhasebe programına düşüyor. Satış sorumlusu o sabah yalnızca limite takılan birkaç siparişe bakıyor.

Abartılı bir tablo çizmek istemiyoruz. Portal kurulduktan sonra da telefon çalıyor. Ama artık “fiyat ne, stok var mı, borcum ne kadar” diye değil, gerçekten konuşulması gereken şeyler için.

Fiyat, stok ve cari: portalın omurgası

Bayi portalını perakende e-ticaretten ayıran ilk şey fiyat. Mağazada herkes aynı fiyatı görür; bayi portalında fiyat, kimin baktığına göre değişir. Fiyat listesi grupları, ürün grubuna göre iskonto, bayiye özel net fiyat, miktar kademeleri, peşin ve vadeli alım arasındaki fark…

Çoğu firmada bu kuralların hepsi zaten var ama bir kısmı muhasebe programında, bir kısmı satış müdürünün aklında duruyor. Projeye başlarken ilk işimiz bu kuralları yazıya dökmek oluyor. Bazen bu çalışma tek başına firmaya iyi geliyor, çünkü kimsenin tam bilmediği istisnalar ortaya çıkıyor.

Fiyatın ve stokun tek bir kaynağı olmalı; o kaynak da çoğu zaman muhasebe ya da ERP programınızdır. Portalda ayrı bir fiyat listesi tutmaya başlarsanız, iki liste arasındaki fark er geç faturaya yansır.

Stokta ise önerimiz net: bayiye kesin adet değil, sipariş verilebilirlik gösterin. “Stokta 1.284 adet” yerine “stokta var”, “sınırlı” ya da “tedarik süresi 7 gün”. Böylece depo durumunuz dışarıdan izlenemez; rezerve edilmiş ya da sevke hazırlanan ürünler yüzünden çıkan “sistemde var ama depoda yok” tartışmaları da azalır.

Cari hesap ekranı, bayilerin en sık açtığı bölüm oluyor; bazen sipariş ekranından bile sık. Bakiye, vadesi geçmiş tutar, son ödemeler, ekstre indirme. Bu verinin portalda ayrı bir kopyası tutulmaz, muhasebe programından okunur. Muhasebe ekibine gelen “ekstremi atar mısınız” telefonları da böylece kendiliğinden seyrekleşir.

Küçük görünen ama sık sorulan bir ayrıntı daha var. Bir bayide portalı birden fazla kişi kullanacaksa herkes cariyi görmeli mi? Genellikle hayır.

Dükkân sahibi borç ve ekstreyle ilgilenir, tezgâhtaki çalışanın görmesi gereken yalnızca sipariş ekranıdır. Bayi içinde alt kullanıcı ve yetki tanımı baştan düşünülürse ucuz, sonradan eklenirse pahalı bir özellik.

Perde arkası: onay, entegrasyon, sevk

Her sipariş otomatik onaylanmamalı. Tipik kurallar belli: risk limitini aşan sipariş, vadesi geçmiş borcu olan bayi, olağandışı büyük adetler, özel fiyat talebi. Bunlar satış temsilcisine ya da bölge müdürüne düşer, onaylanınca bayiye bildirim gider. Stokta olanın gönderilip kalanın bekletildiği kısmi sevk de baştan konuşulması gereken bir akış.

Satış temsilcilerine de ayrı bir ekran gerekir: kendi bölgesindeki bayilerin siparişlerini, cari durumunu ve onay bekleyen işleri gördükleri, gerektiğinde bayi adına sipariş girebildikleri bir ekran. Temsilcinin portalı sahiplenmesi büyük ölçüde bu ekrana bağlı.

Entegrasyon, projenin en çok emek isteyen kısmı. Logo, Mikro, Netsis gibi yaygın programların her birinin dışarıya açılma yolu farklı: kimi hazır bir servis sunuyor, kimi için veritabanı düzeyinde çalışmak gerekiyor, bazılarında ek modül ya da lisans gerekebiliyor.

Hangi verinin hangi yönde ve ne sıklıkla aktığını netleştirmeden geliştirmeye başlamıyoruz: fiyat, stok ve cari muhasebeden portala; sipariş portaldan muhasebeye. Aktarımın sıklığı da işe göre değişir. Stoğun sık, fiyatın daha seyrek güncellenmesi çoğu firmaya yeter, ama kampanya dönemlerinde bu ihtiyacın değişebileceğini baştan konuşmak gerekir.

Sistemlerin birbiriyle nasıl konuştuğunu merak ediyorsanız API'nin ne olduğunu anlattığımız yazı iyi bir başlangıç.

Portalın işi sipariş onaylanınca bitmiyor. Bayinin telefonla aradığı konuların önemli bir kısmı, sipariş verildikten sonra çıkıyor. Sipariş hazırlanıyor mu, ne zaman yola çıktı, hangi araçla geliyor, faturası kesildi mi? Portal yalnızca sipariş almak için kurulursa bu telefonlar aynen devam eder.

Sipariş durumunun (alındı, onaylandı, hazırlanıyor, sevk edildi, faturalandı) bayiye görünmesi, irsaliye ve faturanın portaldan indirilebilmesi, eksik sevk edilen kalemlerin açıkça işaretlenmesi ilk sürümde bile yer bulmalı. Bu bilgilerin çoğu zaten muhasebe ya da depo programında duruyor. İş, onları doğru anda bayinin önüne getirmek.

İade ve hasarlı ürün bildirimi de bu başlığın parçası. Bayinin fotoğraf ekleyerek kayıt açabilmesi, WhatsApp yazışmalarında kaybolan şikâyetlerin yerini alıyor. İlk sürüme girmese bile veri modelinde yeri baştan ayrılmalı.

Asıl zor kısım: bayiyi portala alıştırmak

Portalın başarısını yazılımdan çok, bayinin ilk ay yaşadığı deneyim belirler. Yirmi yıldır telefonla sipariş veren bir bayi, siz istediniz diye alışkanlığını değiştirmez. Değiştirmesi için portalın telefondan daha kolay olması gerekir.

Sahada işe yaradığını gördüğümüz birkaç şey:

• Ekranları telefona göre tasarlayın. Bayilerin çoğu portala bilgisayardan değil, tezgâhın arkasından telefonla girecek.
• Girişi zahmetsiz yapın. Cep telefonuna gelen kodla giriş, karmaşık parola kurallarından çok daha fazla kullanılıyor.
• “Son siparişi tekrarla” düğmesi ve ürün koduyla hızlı giriş olsun. Bayi katalogda gezinmek istemez; bildiği ürünü hızla yazmak ister.
• İlk haftalarda WhatsApp'tan gelen siparişi satış ekibi bayi adına portala girsin ve “siparişiniz portalda görünüyor” desin. Bayi sistemi önce izleyerek tanıyor.
• Portala özel küçük bir avantaj tanımlayın: ek iskonto, öncelikli sevk, portal siparişlerine özel kampanya. Zorlamaktan daha iyi çalışıyor.
• Satış temsilcilerini sürece katın. Portalı işlerini ellerinden alacak bir şey olarak görürlerse bayiye de öyle anlatırlar.

Son madde, projelerde en az konuşulan ama en çok etki eden madde.

İlk sürümde ne olmalı?

İlk sürümde her şeyi değil, siparişi ve cariyi çözün. Kampanya motoru, bayi performans raporları, hedef ve prim takibi, saha satış uygulaması… Hepsi değerli ve hepsi ikinci aşamada eklenebilir. Portalın ilk birkaç ayı, bayilerin gerçekte neyi kullandığını görmek için en öğretici dönem.

Sık gelen bir soru da hazır bir e-ticaret altyapısına “bayi girişi” eklemenin yetip yetmeyeceği. Az sayıda bayisi olan ve fiyat kuralları basit bir firma için başlangıçta yetebilir. Bayiye özel fiyat mantığı karmaşıklaştığında, cari ve risk limiti devreye girdiğinde, muhasebeyle çift yönlü konuşmak gerektiğinde ise eklentiler zorlanmaya başlıyor.

Perakende satışınız da varsa bayi portalı ile son kullanıcıya satış yapan mağaza aynı altyapıda çalışabilir; ürün, stok ve siparişler tek yerden yönetilir. Bu birleşik yapıyı e-ticaret projelerinde sıkça konuşuyoruz. Bayi portalının kendisi ise bizim için bir web yazılım işi: kullanıcı rolleri, onay akışları ve entegrasyonlarla şekillenen, firmaya göre kurulan bir sistem.

Yazılım firmalarıyla görüşmeye başlamadan önce yapabileceğiniz basit bir hazırlık var. Bir haftalık siparişlerinizin hangi kanaldan, hangi biçimde ve kaç kişinin elinden geçerek geldiğini not edin. O liste, portalın ilk sürümünü büyük ölçüde kendisi çiziyor; bize yazarken de ondan iyi bir başlangıç noktası olmaz.