Özel Yazılım Maliyeti Nasıl Hesaplanır? Fiyatı Belirleyen Kalemler

Aynı proje için üç firmadan teklif alan bir işletme sahibi, elindeki rakamların birbirine hiç benzemediğini görünce şaşırır. En düşükle en yüksek arasındaki fark, sanki farklı işler fiyatlanmış gibi büyüktür. Çoğu zaman gerçekten de öyledir.

Özel yazılımın fiyatı biraz ev fiyatına benziyor. Oda sayısı, semt, anahtar teslim mi kaba inşaat mı olduğu her şeyi değiştiriyor ve iki cümlelik bir tariften sağlıklı bir rakam çıkmıyor. Bu yüzden burada TL fiyatı yazmıyoruz. Rakamdan daha işe yarar olan, bir teklifin arkasında hangi kalemlerin durduğunu bilmek; bu bilgiyle masaya oturan müşteri pazarlık ederken neyden vazgeçtiğini de biliyor.

Fiyatı belirleyen kalemler

Ekran ve modül sayısı

En görünür kalem bu, ama sanıldığı kadar belirleyici değil. Basit bir liste ekranı ile içinde hesaplama, onay ve belge üretimi olan bir form aynı şekilde “bir ekran” sayılır. Emek olarak aralarında büyük fark vardır. Teklif alırken ekran sayısından çok, ekranların ne yaptığını konuşmak gerekir.

İş kurallarının karmaşıklığı

Asıl maliyet burada saklıdır. “Müşteriye indirim uygulanacak” cümlesi masum görünür. Sonra indirimin müşteri grubuna, sipariş miktarına, kampanyaya ve ödeme şekline göre değiştiği, bazı ürünlerde hiç uygulanmadığı, yönetici onayıyla aşılabildiği ortaya çıkar. Tek cümlelik bir istek, birkaç günlük geliştirme ve test işine dönüşür.

Entegrasyonlar

Muhasebe programı, e-Fatura entegratörü, SMS servisi, ödeme altyapısı, kargo firması. Her entegrasyonun maliyeti, karşı tarafın sunduğu servisin kalitesine de bağlıdır. Belgesi düzgün ve test ortamı olan bir servisle çalışmak kolaydır; belgesi eksik bir servis, işin süresini belirsizleştirir.

Veri aktarımı

Yılların verisi Excel dosyalarında, eski bir programda ya da klasörlerde duruyor olabilir. Bu verinin yeni sisteme taşınması, çoğu teklifte bir satırla geçiştirilen ama sahada en çok sürpriz çıkaran iştir. Aynı müşterinin beş farklı yazımı, boş bırakılmış zorunlu alanlar, tarih sütununa yazılmış notlar… Temizlik işinin hangi tarafta olduğu baştan konuşulmalı.

Kullanıcı rolleri ve yetkiler

Herkesin her şeyi gördüğü bir sistem ucuzdur. Şube bazında, rol bazında, hatta kayıt bazında yetki istendiğinde veritabanı tasarımından her bir ekrana kadar her şey bu kurala göre yazılır ve test edilir.

Performans ve güvenlik beklentisi

On kişinin kullandığı bir iç sistem ile binlerce kişinin aynı anda girdiği bir portal aynı mimariyle kurulmaz. Kişisel veri işleniyorsa erişim kayıtları, şifreleme, yedekleme ve güvenlik testleri de kapsama girer. Bunlar ekranda görünmez, ama teklifte görünmelidir.

Dokümantasyon, eğitim ve bakım

Yazılım teslim edildiğinde iş bitmez. Kullanıcı eğitimi, teknik dokümantasyon, garanti süresindeki hata düzeltmeleri ve sonrasındaki bakım da maliyetin parçasıdır. Kullanılan altyapının da zaman içinde güncellenmesi gerekir; .NET tarafında uzun süreli destek (LTS) sürümlerini tercih etmemizin bir nedeni bu güncellemeleri planlı yapabilmek. Bakımı teklif dışında bırakan bir fiyat, ilk yılın sonunda başka bir fiyata dönüşür.

Üç fiyatlandırma modeli

Kalemler belli olduktan sonra ikinci soru, fiyatın nasıl kurulacağı. Sahada karşımıza çıkan üç model var ve her birinin uygun olduğu durum ayrı.

Sabit fiyat müşteriye güven verir, ama kapsam net değilse iki taraf da zarar görür. Yazılım firması belirsizliği fiyata ekler ya da işin sonunda kapsamı dar yorumlamaya başlar. Zaman ve malzeme modeli esnektir; karşılığında müşterinin projeyi yakından izlemesini ister.

Bizim en sağlıklı bulduğumuz yol, analizi ayrı bir iş olarak ele almak ve analiz dokümanına dayanan sabit bir fiyatla devam etmek. Kapsam dışı istekler küçük ve ayrı tekliflerle ilerliyor. Büyük projelerde bunu aşamalı modelle birleştiriyoruz.

Teklifleri karşılaştırırken aynı şeyi karşılaştırın

İki teklif arasında ciddi bir fark varsa, bunun nedeni nadiren birinin pahalı, diğerinin ucuz olmasıdır. İkisi farklı işleri fiyatlamıştır. Biri veri aktarımını, eğitimi ve bir yıllık bakımı kapsama almış, diğeri bunları hiç yazmamış olabilir.

Baştaki üç teklif örneğine dönelim. Böyle bir tabloda teklifleri yan yana okuduğumuzda çoğunlukla en ucuzunun kullanıcı yetkilerini “yönetici” ve “kullanıcı” diye iki role indirdiğini, muhasebe entegrasyonunu da “ileride konuşulacak” diye açıkta bıraktığını görüyoruz. Karşılaştırılan şey aslında üç fiyat değil, üç ayrı proje.

Bu yüzden teklif isterken bütün firmalara aynı kapsam metnini gönderin. Elinizde bir analiz dokümanı varsa en iyisi odur. Yoksa en azından modül listesini, kullanıcı rollerini ve entegrasyonları yazılı olarak verin.

Çok ucuz teklifin gizli maliyetleri

Diğerlerinin çok altında gelen bir teklifin arkasında genellikle şunlardan biri vardır: Hazır bir şablonun biraz değiştirilmiş hâli, kapsam dışında bırakılmış işler, test yapılmayacak olması ya da kaynak kodun size verilmeyecek olması.

Bu farkı projenin başında değil, sonunda ödersiniz. Her küçük değişiklik yeni bir fatura olur, bakım ücreti beklediğinizden yüksek çıkar. En kötü senaryoda proje yarıda kalır ve işi devralan ekip kodun önemli bir kısmını yeniden yazmak zorunda kalır. Ucuz teklif her zaman kötü değildir. Ama neden ucuz olduğunu mutlaka sorun.

Tek seferde her şeyi yaptırmak zorunda değilsiniz

Bütçe sınırlıysa kapsamı küçültmek, kaliteden kısmaktan her zaman iyidir. İşin en çok aksayan noktasını çözen ve kendi başına kullanılabilen bir ilk sürüm daha hızlı devreye girer. Sonraki aşamaların önceliğini de tahmine göre değil, gerçek kullanıma göre belirlersiniz.

Özel yazılım geliştirme projelerinde müşterilerimize en sık verdiğimiz tavsiye bu: İlk sürümü küçük tutun, ama o küçük sürümü sağlam yaptırın.

Teklif karşılaştırma kontrol listesi

Masadaki teklifleri yan yana koyduğunuzda her biri için şu soruların cevabını arayın.

• Teklif, diğerleriyle aynı modül ve ekran listesine mi dayanıyor?
• Entegrasyonlar tek tek adıyla yazılmış mı?
• Mevcut verilerin aktarımı ve temizliği kapsamda mı?
• Test ve kabul süreci tanımlanmış mı?
• Sunucu kurulumu ve yayına alma fiyata dahil mi?
• Kullanıcı eğitimi ve dokümantasyon var mı?
• Kaynak kodun teslimi ve kullanım hakları yazılı mı?
• Garanti süresi ne kadar, sonrasında bakım nasıl ücretlendiriliyor?
• Kapsam dışı talepler hangi yöntemle fiyatlanacak?
• Ödemeler takvime mi, yoksa teslimlere mi bağlanmış?

Bu listeyle hazırladığınız kapsam taslağını teklif formu üzerinden bize de iletebilirsiniz. Döndüğümüz teklifte fiyatın yanında her kalemin neye dayandığını da görürsünüz; karşılaştırma yaparken işinize yarar.