Özel Yazılım Ne Zaman Gerekir? Excel'in Yetmediğini Gösteren 8 İşaret

Çoğu firma özel yazılıma ihtiyacı olduğunu bir yönetim toplantısında karar vererek fark etmez. Bir cuma akşamı, ay sonu raporunu çıkarmak için üç ayrı Excel dosyasını birleştirmeye çalışırken fark eder.

Aşağıdaki işaretler sahada en sık gördüklerimiz. Bir tanesi tek başına yazılım yaptırmak için yeterli sebep değil. Ama üç dört tanesi aynı anda görülüyorsa, konuyu masaya yatırmanın zamanı gelmiş demektir.

Kısaca

• Sorun tek bir dosya ya da tek bir kişi değil de verinin birden fazla yerde yaşamasıysa, yazılım konuşmaya değer.
• Süreç kendi içinde bozuksa yazılım onu düzeltmez, yalnızca hızlandırır. Önce süreci toparlayın.
• Hazır bir program işinizin büyük bölümünü karşılıyorsa, özel yazılımdan önce onu doğru kurmayı deneyin.
• Özel yazılım her şeyi bir anda değiştirmek zorunda değil; en çok zaman kaybettiren süreçle başlanabilir.

Sahada gördüğümüz işaretler

1. Aynı bilgi birkaç kez giriliyor. Müşteri adı önce teklif dosyasına, sonra sipariş tablosuna, sonra muhasebe programına, bazen de kargo firmasının ekranına yazılıyor. Her yazımda bir harf hatası, eksik bir vergi numarası ihtimali doğuyor. Asıl kayıp yazma süresi değil; sonradan hangisinin doğru olduğunu bulmak için harcanan zaman.
2. Excel dosyaları e-postayla dolaşıyor ve hangisinin son sürüm olduğundan kimse emin değil. Dosya adları “teklif_son”, “teklif_son_2”, “teklif_son_GERCEK” diye uzayıp gidiyor. İki kişi aynı dosyanın farklı kopyalarında çalışıyor, birinin öğleden sonra yaptığı değişiklik akşam kayboluyor. Ortak klasör ya da bulut depolama bunu bir süre hafifletir; iş büyüdükçe aynı karmaşa bu kez klasörün içinde yaşanır.
3. Bir kişi izne çıktığında iş duruyor. Hangi müşteriye ne söz verildiğini, hangi dosyanın hangi aşamada olduğunu yalnızca o biliyor. Bu kişi işten ayrıldığında firma bir çalışanla birlikte yılların birikimini de kaybediyor.
4. Basit bir rapor günler sürüyor. Genel müdür geçen çeyrekte en çok hangi ürünün iade edildiğini sorduğunda cevap birkaç dakikada değil, birinin iki gününü harcamasıyla geliyor. Üstelik o raporun doğruluğundan kimse tam emin olamıyor.
5. Kullandığınız hazır programda işinize uymayan bir adım var. Program sizden o aşamada elinizde olmayan bir bilgiyi istiyor ya da sizin için önemli bir adım programda hiç yok. Ekip bu adımı programın dışında, bir defterde ya da ayrı bir tabloda yürütüyor. Bu tür “yan tablolar” çoğalmaya başladıysa, programın işinize değil işinizin programa uyduğu bir noktaya gelmişsiniz demektir.
6. Lisans maliyeti her yıl biraz daha büyüyor. Kullanıcı başına ücretlendirilen bir yazılımda her yeni personel faturayı artırıyor, kullanmadığınız modüller pakete dahil olduğu için onlara da ödeme yapıyorsunuz. Birkaç yıllık toplam lisans maliyetini hesapladığınızda, size özel bir çözümün maliyetine yaklaştığını görebilirsiniz. Bu hesap her zaman özel yazılımın lehine çıkmaz, ama bir kez yapmaya değer.
7. Bir fiyat yanlış girilmiş, bir sipariş iptal edilmiş ve bunu kimin ne zaman yaptığını gösteren hiçbir iz yok.
8. Müşteriniz işinin durumunu sormak için arıyor, siz de cevap verebilmek için başka birini aramak zorunda kalıyorsunuz.

Bu işaretlerin hepsi aynı yere çıkıyor: Veri tek bir yerde, tek bir doğru hâliyle durmuyor. Özel yazılımın bu durumda yaptığı iş aslında sade: veriyi bir yerde toplamak, kimin neyi yapacağını tanımlamak ve raporu bir düğmeye indirmek.

Bir uyarıyı da buraya ekleyelim. Bu sorunların bir kısmının kaynağı araç değil, süreçtir. Siparişi kimin onaylayacağı belli değilse yazılım bu belirsizliği ortadan kaldırmaz, yalnızca daha hızlı dolaştırır. Böyle firmalarla yaptığımız ilk toplantılar kod konuşmaktan çok “Bu adımın sahibi kim?” sorusuyla geçiyor.

Henüz gerek olmayabilir

Bir yazılım firmasının bunu söylemesi ters gibi görünebilir, ama her firmanın özel yazılıma ihtiyacı yok. Hazır yazılımın hangi noktada dar geldiğini hazır yazılımla ilgili yazımızda anlatmıştık; burada madalyonun öbür yüzüne bakalım.

İşiniz sektörünüzdeki diğer firmalarla büyük ölçüde aynı şekilde yürüyorsa, hazır bir program çoğu zaman daha hızlı ve daha ekonomik bir çözümdür. Standart bir ön muhasebe, sıradan bir randevu takibi ya da küçük bir ekibin görev listesi için sıfırdan yazılım yaptırmayı önermiyoruz.

Sık gördüğümüz bir durum daha var: Firma kullandığı hazır programdan şikâyetçi, ama programın özelliklerinin yarısı hiç açılmamış. Kurulumda birkaç ayar yapılmış, ekip doğru dürüst eğitim almamış. Böyle bir durumda önce programın bayisi ya da destek firmasıyla oturup elinizdeki aracı düzgün kurmayı deneyin. Bu denemeden sonra hâlâ yan tablolar tutuyorsanız, konuşulması gereken şey artık gerçekten özel yazılımdır.

Ekibiniz üç dört kişiyse ve herkes aynı odada oturuyorsa, iyi düzenlenmiş paylaşımlı bir tablo bir süre daha işinizi görebilir. Sorunlar genellikle kişi sayısı arttığında, şubeler ya da saha ekipleri devreye girdiğinde başlıyor.

Bir de süreci henüz oturmamış firmalar var. Çalışma şekliniz her ay değişiyorsa onu koda dökmek için erken olabilir; değişken bir süreci yazılıma çevirmek, her değişiklikte yazılımı da değiştirmek anlamına gelir. Önce birkaç ay tabloyla ilerleyip neyin gerçekten tekrar ettiğini görmek daha akıllıca.

Kararsız kaldıysanız

Basit bir alıştırma öneriyoruz. Yukarıdaki sekiz işaretten hangilerinin sizde olduğunu işaretleyin ve her biri için haftada kabaca kaç saat kaybedildiğini yazın. Bu kâğıt, bir yazılım firmasıyla yapacağınız ilk görüşmede her türlü sunumdan daha çok işe yarar.

Özel yazılım geliştirme tarafında en sık önerdiğimiz başlangıç da buradan çıkıyor: Listenin en çok saat yiyen maddesini alıp yalnızca onu çözmek. O süreç düzeldiğinde sıradaki adımın hangisi olduğu genellikle kendiliğinden belli oluyor.