Web Sitesi Sözleşmesi: İmzalamadan Önce Bakmanız Gereken 10 Madde

Web sitesi projelerinde çıkan anlaşmazlıkların çoğu kötü niyetten doğmuyor. Yazılmamış bir maddeden doğuyor. Müşteri "ürün sayfaları da konuşulmuştu" diyor, ajans "teklifte yoktu" diyor ve ikisi de kendi hafızasına göre haklı.

2008'den beri web sitesi yapıyoruz ve sözleşmeye hep aynı gözle bakıyoruz: iyi giden bir projede kimse onu açıp okumaz. İşler ters gittiğinde ise elinizdeki tek harita odur. Aşağıdaki listeyi, imzalayacağınız metnin yanına koyup madde madde karşılaştırmanız için hazırladık.

Baştan bir not düşelim: Bu bir hukuki görüş değil. Sahada en çok sorun çıkaran başlıkları bir web ajansının gözünden sıralıyoruz. Sözleşmenin son hâlini mutlaka hukuk danışmanınıza okutun.

Kısaca

• Alan adı firmanızın adına kayıtlı olmalı ve erişim bilgisi sizde de bulunmalı.
• Kapsam "kurumsal site" gibi tek bir ifadeyle değil, sayfa ve özellik listesiyle yazılmalı.
• Her ödeme, takvimdeki bir tarihe değil somut bir teslime bağlanmalı.
• Yollar ayrılırsa neyin, hangi formatta ve kaç gün içinde teslim edileceği en baştan belli olmalı.

Proje başlamadan: kapsam, revizyon, takvim, ödeme

1. Kapsam ve sayfa listesi

Sözleşmede ya da ekinde yapılacak sayfalar tek tek sayılmalı: ana sayfa, kurumsal sayfalar, kaç adet hizmet sayfası olacağı, blog, iletişim, teklif formu. Çok dilli bir site isteniyorsa hangi dillerin dahil olduğu ve çevirinin kimde olduğu da buraya girer. Yönetim panelinden nelerin düzenlenebileceği ve hangi entegrasyonların (harita, e-bülten, CRM, ödeme) kapsamda olduğu da.

Neden önemli: "Kurumsal web sitesi" beş sayfayı da anlatabilir, elli sayfayı da. Kapsam belirsiz kaldığında her yeni istek bir pazarlığa dönüşür ve proje uzadıkça iki taraf da yorulur.

2. Revizyon hakkı

Kaç tur revizyon yapılacağı ve neyin revizyon sayılacağı yazılmalı. Renk, yazı tipi, metin düzeltmesi revizyondur. Onaylanmış bir tasarımı baştan değiştirmek ise genellikle yeni bir iştir.

Neden önemli: "Sınırsız revizyon" kulağa hoş gelir ama pratikte ya projeyi bitmez hâle getirir ya da bir noktadan sonra isteksiz bir çalışmaya dönüşür. Makul ve net bir sınır, işin kalitesini korur.

3. Teslim takvimi ve gecikme

Tek bir bitiş tarihi yerine aşamalı bir takvim arayın: tasarım taslağı, onay, geliştirme, içerik girişi, test, yayın. Her aşamanın yanında o aşama için sizden ne beklendiği de yazsın.

Neden önemli: Gecikmelerin önemli bir kısmı müşteri tarafındaki bekleyişten çıkar. Metinler gelmez, fotoğraf çekimi ertelenir, bir onay üç hafta sürer. Gecikmeyi yalnızca bir tarafa yükleyen sözleşme adil değildir. "Müşteriden kaynaklanan bekleme süreleri takvime eklenir" cümlesi ile ajans kaynaklı gecikmenin sonucu aynı metinde yer almalı.

4. Ödeme aşamaları

Sık gördüğümüz düzen, başlangıçta bir avans ve kalanın aşamalara bölünmesi. Önemli olan her ödemenin bir teslime bağlanması: "tasarım onayında", "test ortamı teslim edildiğinde", "site yayına alındığında" gibi.

Neden önemli: Tarihe bağlı ödemeler iş ilerlemese de işler. Teslime bağlı ödemeler ise iki tarafı aynı hedefe kilitler. Aynı maddede KDV'nin fiyata dahil olup olmadığını ve her yıl yenilenen kalemlerin (alan adı, hosting, lisanslar) bu tutarın içinde mi dışında mı olduğunu da netleştirin.

Sahiplik: alan adı, hosting, içerik, kod

5. Alan adının kimin adına kayıtlı olduğu

Alan adı firmanızın adına kayıtlı olmalı. Teknik işlemleri ajans yürütebilir, bunda bir sorun yok; ama kayıt sahibi siz olmalısınız ve yönetim hesabına erişim bilgisi sizin elinizde de bulunmalı. Bu konudaki diğer ayrıntılara alan adı alırken nelere bakılması gerektiğini anlattığımız yazıda değindik.

Neden önemli: Sık karşılaştığımız bir durum: firma, yıllardır kullandığı alan adının eski ajansın hesabında, hatta bir çalışanın kişisel adına kayıtlı olduğunu ancak ayrılmak istediğinde öğreniyor. O noktadan sonra alan adını geri almak karşı tarafın iyi niyetine ve zamana kalıyor.

6. Hosting ve e-posta

Sitenin nerede barındırılacağı, hosting ücretinin kime ödeneceği ve yenileme döneminde fiyatın nasıl belirleneceği yazmalı. Kurumsal e-postalar da aynı sunucudaysa bu ayrıca belirtilmeli.

Neden önemli: Site bir gün kapanırsa canınız sıkılır. E-posta bir gün çalışmazsa iş durur. Hosting ajansın üzerindeyse, ayrılık durumunda e-posta kutularının nasıl taşınacağı en baştan konuşulmuş olmalı.

7. İçerik ve görsel telif sorumluluğu

Metinleri kimin yazacağı, fotoğrafları kimin sağlayacağı açık olmalı. Ajans stok görsel kullanacaksa lisansın kimin adına alındığı ve kullanım koşulları belli olmalı. Sizin gönderdiğiniz bir görsel için telif sorunu çıkarsa sorumluluğun kimde olacağı da yazılmalı.

Neden önemli: "İnternetten bulduk" denilerek kullanılan bir fotoğraf, yıllar sonra bir telif bildirimi olarak geri dönebilir. Görsellerin kaynağını ve lisansını baştan kayıt altına almak bu riski büyük ölçüde ortadan kaldırır.

8. Kaynak kod ve tasarım dosyaları üzerindeki haklar

Teslimden sonra sitenin kaynak kodu, tasarım dosyaları ve yönetim paneli üzerinde hangi haklara sahip olacağınız yazmalı. Ajansın kendi geliştirdiği bir panel ya da hazır bir altyapı kullanılıyorsa kodun tamamının devredilmemesi olağandır. Bu durumda kullanım hakkının süresiz olup olmadığına bakın.

Neden önemli: Bu madde, siteyi ileride başka bir ekibe geliştirtip geliştiremeyeceğinizi belirler. Doğru cevap projeden projeye değişir. Önemli olan cevabın yazılı olması.

Yayından sonra ve yollar ayrılırsa

9. Yayın sonrası destek süresi

Site yayına alındıktan sonra hata düzeltmelerinin kaç ay ücretsiz yapılacağı yazmalı. Bu sürede neyin "hata", neyin "yeni istek" sayılacağı da. Süre bittiğinde bakımın ücretli bir hizmet olarak mı devam edeceği, isteğe mi bağlı olduğu belirtilmeli.

Neden önemli: İlk haftalarda gerçek kullanıcılar sitenin testte hiç gidilmemiş köşelerine gider. Destek süresi yazılı değilse, çalışmayan bir form gibi basit bir sorun bile tartışma konusu olabilir.

10. Ayrılık durumunda verilerin teslimi

Bu maddeyi sözleşmelerin çoğunda ya hiç göremiyoruz ya da tek bir cümleyle geçiştirilmiş buluyoruz. İyi bir çıkış maddesi teslim edilecekleri tek tek sayar: veritabanı yedeği, yüklenmiş dosyalar ve görseller, form kayıtları, e-posta kutuları, alan adı transfer kodu. Hangi formatta ve kaç iş günü içinde teslim edileceği de yazar.

Neden önemli: Ayrılık genellikle gergin bir anda gündeme gelir. O anda pazarlık yapmak yerine, herkesin iyi niyetli olduğu gün yazılmış bir maddeye bakmak çok daha kolaydır.

Küçük görünen ama sorulmaya değer ayrıntılar

On maddenin dışında kalan, ama toplantılarda sık sık gündeme gelen birkaç konu daha var:

• Onayların hangi kanaldan verileceği. Bir WhatsApp mesajındaki "olur" tasarım onayı sayılacak mı, yoksa onaylar e-postayla mı verilecek? Bunu baştan kararlaştırmak, aylar sonra "ben onay vermemiştim" tartışmasını önler.
• Teslimin nasıl kabul edileceği. Kısa bir kabul listesi ya da tutanak, "bitti" kelimesinin iki taraf için aynı anlama gelmesini sağlar.
• Altbilgideki ajans imzası. Sitenin altına ajansın adını ya da bağlantısını koymak yaygın bir uygulama. İstemiyorsanız bunu sözleşmede belirtin.
• Kişisel verilerin gizliliği. Ajans form kayıtlarına ya da müşteri verilerinize erişecekse, bu verilerin nasıl korunacağı ve yalnızca iş için kullanılacağı yazılı olmalı. Maddenin hukuki çerçevesini yine danışmanınızla belirleyin.

Görünce durup sormanız gereken ifadeler

Bazı kalıplar var ki müşterimizin önüne geldiğinde "bunu bir sorun" diyoruz:

• "Site ve tüm içerikler ajansın mülkiyetindedir" gibi, sizin ürettiğiniz metin ve görselleri de içine alan geniş ifadeler.
• Süresi ve kapsamı yazılmamış bir "ücretsiz bakım" vaadi.
• Alan adı ve hosting'in "ajans tarafından sağlanacağını" söyleyen, ama kimin adına kayıtlı olacağından bahsetmeyen maddeler.
• Yalnızca bir taraf için işleyen fesih ve gecikme hükümleri.

Bunların her biri kötü niyet işareti değil. Çoğu zaman eski bir şablondan taşınmış cümlelerdir. Ama imzadan önce konuşulmaları gerekir.

Teklifleri karşılaştırırken sözleşme taslaklarını da isteyin. Aynı fiyatı veren iki firmadan biri alan adını sizin adınıza kaydediyor, diğeri kendi hesabında tutuyorsa, bu iki teklif aslında aynı değildir. Teklif toplarken nelere bakılacağını web projesi teklif alma yazımızda ayrıca anlattık.

Bir kurumsal web tasarım projesi planlıyorsanız teklif formundan ihtiyacınızı yazın, sözleşme taslağını da isteyin; maddeleri imzadan önce birlikte konuşmak iki tarafın da işine gelir.

İyi yazılmış bir sözleşme imzalandığı gün çekmeceye girer ve proje bitene kadar oradan çıkmaz. Amaç da tam olarak budur.